En rapport fra Gartner viser, at det kan påvirke virksomheder negativt, hvis IT-udstyr anvendes i længere tid end de anbefalede levetider. Virksomheder risikerer bl.a. at medarbejderproduktiviteten reduceres og at TCO (Total Cost of Ownership) vil stige betydeligt.
Udfordringer ved manglende IT-politik
Ifølge Gartner er én af de største udfordringer ved en manglende udskiftningsstrategi for IT-udstyr, at enheder ofte ender med at være forældet i en grad, hvor de ikke længere understøtter deres brugeres behov tilstrækkeligt. For mange virksomheder skyldes de manglende udskiftninger, at man er af den overbevisning, at enheder, som fortsat kan software- og sikkerhedsopdateres, stadig er fuldt funktionelle. Men når enheder ikke udskiftes regelmæssigt, og derved overstiger den anbefalede levetid, risikerer virksomheden, at enhederne ikke længere kan bidrage til optimal produktivitet hos medarbejderne fordi de enten er teknologisk forældede eller ofte bryder sammen.
Ifølge Gartner kan en anden udfordring ved en udefineret IT-politik også være, at virksomheden ender med at have flere forskellige modeller og brands, fordi udstyr løbende er blevet anskaffet uden nogen egentlig politik herom. Det kan være udfordrende for IT-afdelingen at skulle supportere brugerne korrekt, når der ikke findes en fælles, defineret politik for IT. Ved at have en defineret IT-politik vil virksomheden kunne strømline valget af brands og mærker, således at afdelingen kan specialisere sig i support til de udvalgte mærker.
Udfordringer løses proaktivt
Virksomheder som ønsker en proaktiv tilgang til en defineret levetidspolitik kan i første omgang undersøge TCO’en for deres nuværende IT-udstyr. Virksomheden bør beregne TCO for de enheder, der anvendes i længere tid end de anbefalede levetider og sammenholde med TCO-beregninger for enheder, der følger de anbefalede levetider. Analysen vil give en indikation på, om de samlede omkostninger for reparation, vedligeholdelse og nedsat produktivitet overstiger omkostningen ved at anskaffe nyt udstyr.
I de fleste tilfælde vil en sådan analyse indikere, at det er dyrere for virksomheden at beholde og udtjene enhederne. Derfor vil det for mange virksomheder give mening at implementere en fast defineret levetid for virksomhedens IT-udstyr, som vil kunne bruges som guideline for en fastsat udskiftningsstrategi. Gartner har udarbejdet en oversigt over anbefalede levetider for IT-udstyr, og den kan findes her.
For nogle virksomheder vil det være forholdsvist enkelt at definere en strategi, men vanskeligt at udføre den i praksis. Ved at indgå et samarbejde med en partner i IT lifecycle management, kan virksomheder få hjælp til håndteringen og eksekveringen af den fastsatte strategi. En partner vil bl.a. kunne hjælpe kunder med at finansiere, administrere og udskifte IT-udstyr, så strategien overholdes.
